カレンダーの資料公開！
商品コードを手がかりとして商品ファイルから商品の名前や価格を取り出し、受注ファイルからは注文数量などのデータが参照され、二つのファイルが関連づけられて注文が処理される。
同様に、給料計算の場合も、社員名や職位そして基本給などのデータが維持された社員ファイルと、毎月の勤務状況などを記録した勤務ファイルを関連づけて処理することによって給料が計算される。
カード型データペースには複数のファイルを関連づけて処理する機能が含まれていない。
また、かりに含まれていてもその機能はごく限られたものである。
複数のファイルにまたがる本格的な処理を行うために使われるデータベースソフトはリレーショナル型データベースソフトとよばれる。
代表的なリレーショナル型データベースソフトとして、ＰＡＲＡＤＯＸ、あるいは「桐」や「ナイル」などがある。
カード型データベースソフトがあれば何かできるのか、私か利用している匹のｙＺ｛｝にもとづいて見てみよう。
とりあえずの目的は年賀状の宛名書きに利用することである。
もちろん、そのもとになるファイルは住所録ファイルである。
データベースを使うためには、まず、ファイルの設計が出発点となる。
具体的には住所レコードの項目内容をきめることである。
データベースソフトはワープロソフトと違って、すぐに役立つわけではない。
ワープロソフトの場合であれば、便せん一枚、葉書一枚書くためにもすぐに利用できる。
しかし、データベースソフトの場合は、数人分の住所レコードを入力しただけでは意味がない。
それなら手帳の住所欄を使ったほうがよほど早い。
住所録ファイルは数十人、数百人分のデータが集まったときに大きな力を発揮する。
私の場合、現在の大学に移ってからすでに千枚以上の名刺を配った。
それに近い枚数の名刺を人からもらったはずである。
これだけの枚数の名刺を管理するには手作業では大変である。
そこでカード型データベースソフトを使うことになる。
名刺ファイルはやがては数百件、数千件にもなるファイルである。
一度作ったファイルを途中で作り直すのは大変である。
最初にあとあとの使い方を考えてファイルの構成をきちっときめておく必要がある。
それがファイル設計である。
ファイル設計は具体的にはレコードに含める項目について、その名前、データ型そして長さを決めることである。
データとは項目のデータの種類のことであり、データの種類によってパソコンに記憶される形式が異なる。
データ型には文字型、数値型、日付型、論理型そして計算型などがある。
文字型は名前や住所のように文字であらわされるデータ、数値型は計算に利用する数値であらわされたデータ、日付は日付をあらわす特別なデータ、論理型はイエスかノーのいずれかの値をとるデータ、そして計算型は計算の結果として値が与えられる項目である。
計算型データは個人企業で販売集計などのために計算が必要なことがあり、そのような場合に利用される。
文字型、数値型データについては、あらかじめデータの長さ（何桁といった）をきめておく必要がある。
ファイルの設計が終われば、実際のデータを入力していく。
住所データを人力している様子を示している。
一件分のレコードの項目が表示され、それぞれ、データ型に応じて、人力（表示）の幅（桁数）が違っていることがわかる。
これはファイル設計の段階で指定した幅にもとづいている。
データの入力は大変である。
それまで名刺フォルダーに入れて整理していた名刺をカード型データベースソフトによって管理することにしてデータ入力をはじめた。
しかし、一時間かかっても三〇件分しか入力することができず、うんざりしたことを思い出す。
誰か代わりにデータ人力をしてくれればありかたいのだが。
この名刺データの入力についてはあとでもう一度話題にすることにして、我慢しながらやっと手元の数百枚の名刺データを入力したとしよう。
なお、このデータ入力段階でタイプの技量がデータ入力の所要時間に大きく関係することはいうまでもない。
ワープロソフトの段階でタイプの学習をいい加減にしていたユーザーはここでもまた、つまずくことになる。
「いそがば回れ」、「パソコンの基本はタイピング」であることを強調しておきたい。
名刺データをカード型データペースソフトに移し終われば、作業は一段落である。
これからは新しい名刺をもらうたびに、できるだけその都度人力していけばよい。
多くても１０件程度であれば１０分もあれば十分である。
ただし、住所録ファイルができたからといって、すぐに名刺フォルダーを廃棄するのはやめたほうがよい。
万が一、住所録ファイルが壊れてしまった場合に大変なことになる。
住所録ファイルの使い方になれ、万一のことがあっても予備のファイルを使って対応できる自信がつくまでは名刺フォルダーは残しておくべきである。
誤ったキー操作ですべてのデータを失ってしまう危険があるからである。
データベースではないが、月刊誌の記事を書きためた文書ファイルをあっという間に失ってしまった経験は一度や二度ではない。
住所録ファイルはさっそく年賀状の宛名書きに利用できる。
友人あての年賀状なので、会社関係や喪中、海外勤務などなんらかの理由で年賀状を出す必要のない人をのぞいて、宛名を作成したい。
図４・１には勤務先関係の項目が含まれている。
このデータ項目の値がノーである人、つまり友人だけを対象として、あとは喪中や海外転勤などを調べながら宛名の対象者をきめていけばよい。
データベースソフトには項目に与えた条件に合致するレコードを検索する機能が含まれている。
また、レコードの一覧を表示させ、特定のレコードにマークをつけ、マークのついた（あるいはマークがつけられていない）レコードを対象とした処理を行うことができる。
いまの場合、データペースソフトの検索機能を利用して会社関係以外の住所レコードを検索し、それらのレコードを一覧表示させ、喪中や海外転勤などに該当するレコードを目でみてマークをつけるという作業を行えばよい。
その結果にもとづいて、宛名の対象とするレコードだけからなる作業用のファイルを作ることができる。
次はレコードの印刷である。
データベースソフトの多くは宛名ラベルに印刷するための機能が用意されている。
宛名ラベルはあらかじめ貼付用の糊がついたラベルであり、一枚の用紙に何列かにわたってラベルの枠が印刷されている。
宛名を印刷したあと、はがして葉書などに貼りつければよい。
ラベル印刷用の機能を使うと、住所録ファイルからラベルに印刷したい項目（氏名や住所など）や印刷の位置を指定するだけで、ファイルからデータを自動的にラベルに印刷してくれる。
使ってみるとなかなか便利な機能である。
カード型データベースソフトについて、年賀状の宛名書きを見てきた。
もちろん、これはほんの一部であり、カード型データベースソフトの応用範囲は広い・住所録も宛名書きに利用するだけでは誰も使う気にならないだろう。
住所録を出先で使うために、さまざまな形で印刷することもある。
たとえば、手帳にはさんで使いたいときには、名前と会社名そして電話番号だけの住所録を縮小印刷して利用するといった利用の仕方である。
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